Personvernerklæring for tilsette og søkjarar til ledige stillingar

Fylkeskommunen er behandlingsansvarleg for personopplysningar vi har registrert og behandlar i samanheng med di tilsetting i verksemda. Denne personvernerklæringa gir deg informasjon om korleis vi behandlar personopplysningane dine og kva rettar du har.

Kva for personopplysningar har fylkeskommunen om deg?
Personopplysningar er alle opplysningar som kan knytast til deg som person. Dette kan vere alle former for data, informasjon og vurderingar. Det avgjerande for om det er ein personopplysning er om det kan identifisere ein konkret person.

  • Døme på opplysningar vi registrerer

Døme på personopplysningar vil vere namn, kjønn, personnummer, kontonummer for lønskonto, kontaktinformasjon, bilete til tilgangskort, namn på pårørande og deira telefonnummer, søknad på stilling, CV, ansiennitet, utdanning, arbeidsavtale, ev. korrespondanse mellom deg og arbeidsgjevar, arbeidsrettslege sanksjonar, sjukmeldingar, eigenmeldingar, logg av aktivitet i IT-system, fagforeiningsmedlemskap med meir.

  • Behandling av opplysningar i samanheng med rekrutteringsprosessar

I samanheng med rekrutteringsprosessen hos oss behandlar vi personopplysingar. Føremålet er å finne den best kvalifiserte til stillinga, for deretter å etablere tilsettingsforholdet.

Dine personopplysningar vert ikkje brukt til andre føremål og vil ikkje bli utlevert til andre verksemder, eller utanforståande, med mindre du samtykker til dette.

CV, søknad, notat og anna informasjon tilknytt den einskilde kandidat er lagra på sikkert vis og berre tilgjengeleg for personar med tenesteleg behov.

I rekrutteringsprosessar kartlegg ikkje fylkeskommunen sensitive personopplysningar som rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i foreiningar.

Rettslege grunnlag for behandling av personopplysningar
Dei viktigaste rettslege grunnlaga for at vi som arbeidsgivar kan behandle personopplysningar om deg som arbeidstakar er:

  • at du har gitt samtykke til behandling av personopplysningar
  • at dette er nødvendig for å oppfylle ein avtale som du er part i, typisk vil det vere arbeidsavtalen med deg, og for å gjennomføre tiltak før avtaleinngåing
  • at vi som verksemd har ein rettkomen interesse som overstig dei personvernmessige ulempene som du vert påført.

Desse rettslege grunnlaga følgjer av EU-forordninga om personvern artikkel 6 nr. 1 bokstav a, b og f.

Kven blir opplysningane delt med?
Vi gir ikkje personopplysningane dine vidare til andre med mindre det føreligg eit lovleg grunnlag for utlevering.

Vi deler mellom anna informasjon med offentlege myndigheiter som NAV, Skatteetaten og pensjonskasser.

Der vi nyttar databehandlarar hjelper dei oss med ulike prosessar i dei tilfella der det vert vurdert som nødvendig. Det vert då inngått ein databehandlaravtale mellom fylkeskommunen som behandlingsansvarleg og leverandør som databehandlar. Dette vert gjort for å sikre at personopplysingane dine vert behandla i samsvar med regelverket og for å setje klåre rammer for korleis opplysningane skal bli behandla. Det er behandlingsansvarleg som er ansvarleg for behandlinga.

Ulike kategoriar av leverandørar er mellom anna:

  • Dei som driftar IT-system
  • Dei som støttar med personalsystemet

Dei som støttar rekrutteringsprosessar

Kvar lagrar fylkeskommunen informasjonen din?
Personopplysningar om deg blir behandla i fylkeskommunen sine elektroniske system og vert lagra internt eller hos leverandørar.

 

Korleis behandlar vi personopplysningar om deg?

I hovudsak vert dine opplysningar behandla i følgjande system (opplistinga er ikkje uttømmande):

  • Saksbehandlings- og arkivsystem
  • Tilgangskontroll (opplysningar om deg vil vere registrert i tilgangskontrollsystemet for at du skal få tilgang til fylkeskommunens bygg og rom)
  • Krise- og beredskapssystem (styringssystem for sikkerheit og beredskap)
  • Personalsystemet (her vert dine personalopplysningar behandla for å sikre dine rettar og pliktar med omsyn til løn, avspasering, ferie m.m.)
  • I tillegg kan opplysingar bli behandla i rekrutteringsløysing eller i testverktøy

 

Kor lenge vert personopplysningane dine lagra hos oss?
Vi lagrar dine personopplysningar så lenge det er naudsynt for føremålet vi behandlar personopplysingane for. Uansett vil vi lagre opplysningar så lenge det følgjer av lov, til dømes etter arkivlova eller bokføringslova.

Korleis beskyttar vi dine opplysningar?
Fylkeskommunen gjennomfører regelmessig risikovurderingar knytt til vår behandling av personopplysingar. I tillegg sikrar vi opplysingane gjennom forsvarleg tilgangsstyring.

Fylkeskommunen har i sin Policy for informasjonssikkerhet og personvern forankra eit målbilde og strategi for å ivareta våre informasjonsverdiar.


Dine rettar
Personvernregelverket (personvernlova og EUs forordring for personvern) gir deg ei rekke rettar knytt til dine personopplysningar.

Rett til innsyn:
Du har rett til å få sjå alle personopplysningar som er registrert om deg hos fylkeskommunen. Du har også rett til å få utlevert ein kopi av personopplysningane om deg, dersom du ønskjer det.

Rett til å trekkje samtykke:
Dersom vi behandlar opplysningar om deg på grunnlag av ditt samtykke, kan du til ei kvar tid trekkje samtykket attende. Her er det enklaste å kontakte den avdelinga/eininga som innhenta samtykket.

Rett til retting:
Dersom opplysningane er feil, har du rett til å få dei retta eller supplert. Det er viktig at du grunngjev og eventuelt dokumenterer kvifor du meiner at opplysningane er feil eller mangelfulle.

Rett til avgrensa behandling:
Du kan be om at vi avgrensar bruken av opplysningane dine. Avgrensing vil seie at opplysningane fortsatt vert lagra, men at moglegheitene for vidare bruk og behandling vert avgrensa. Her må likevel vilkåra i forordninga vere oppfylt.

Rett til sletting:
Opplysningar som vi eventuelt ikkje har grunnlag for å behandle, skal slettast på oppmoding frå deg, om vi ikkje har sørga for dette på eiga initiativ. Dette er ikkje ein absolutt rett, og gjeld i samsvar med gjeldande lover.

Rett til å protestere:
Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysningar. Vilkåret for dette er at du må ha eit særskilt behov for å få stansa behandlinga av opplysningane, som eksempelvis kan vere behov for vern, fortruleg adresse, eller liknande. Retten er med andre ord ikkje absolutt, og avhenger av kva som er det rettslege grunnlaget for behandlinga, og om du har eit særskilt behov.

Rett til å klage over behandlinga:
Viss du meiner at det ikkje er rettsleg grunnlag for behandlinga, kan du klage til Datatilsynet. Men vi oppmodar deg til å kontakte oss slik at vi kan ta stilling til dine innvendingar og avklare eventuelle misforståingar. Du kan kontakte fylkeskommunen ved personvernombodet for spørsmål om dette.

Dersom du ønskjer å gjere bruk av rettane, kontakt oss via kontaktinformasjonen nedst i dokumentet. Vi vil svare på førespurnaden så snart som mogeleg, og normalt innan 30 dagar.


Kontaktinformasjon til personvernombodet

 Namn: Marianne Seim

E-postadresse: Marianne.Seim@hfk.no